Вам нужен руководитель администрации (Chief of Staff)

Если вы вдруг обнаруживаете, что не успеваете реализовывать цели, которые ставите перед собой и своей компанием каждую неделю, или что вы все же достигаете их, но на это уходит много сил и энергии, значит, самое время подумать о том, чтобы нанять специального человека — руководителя администраци (Chief of Staff или CoS).

Это жизненно важный шаг. Поэтому Мэтт, прежде чем приступить к обучению директора той или иной компании, буквально требует от него найма руководителя штата (CoS). Более того, он считаю, что это первейшее действие, который вы должны осуществить, — и неважно, записаны вы ко нему на обучение или нет.

Найм такого сотрудника гарантирует, что все цели будут реализованы в полном объеме. CoS буквально погружаются в процесс работы над проектами, могут контролировать выполнение регулярных задач, которые всегда присутствуют в надежной системе менеджмента. Иными словами, такой человек может в значительной степени взять на себя многие функции руководителя компании, то есть ваши.

Марк Орган, генеральный директор компании «Influitive», дает подробное описание лучших практик работы руководителей штата сотрудников в своем блоге «Первый раунд» («First Round»). Мэтт, в свою очередь выделяет два ключевых момента при найме CoS:

• их опыт работы и бэкграунд
• как вы собираетесь их обучать

5 минут

Давайте попробуем описать идеального руководителя штата

Этот человек должен быть организованным, уметь легко строить общение с разными людьми и в различной форме (устно и письменно) и обладать обширными стратегическими знаниями в деловой сфере. Как правило, несколько лет работы в ведущей консалтинговой фирме (Bain, BCG и McKinsey) — это достаточный опыт, гарантирующим наличие описанных навыков.

Мэтт, например, неравнодушен к Bain, так как считаю, что их консультанты обладают отличными навыками финансового моделирования, аналогичными тем, которые они бы могли получить при работе помощником в инвестиционном банке. Кроме того, будет весьма неплохо, если у вашего потенциального CoS есть за спиной год или два работы в отраслях, связанных с технологиями. Так они точно будут знакомы с нынешними инструментами увеличения производительности. Однако это, скорее, некое пожелание, а не строгое требование.

Ключевой момент — предоставление вашему CoS беспрепятственного доступа ко всей информации, которую вы получаете. И было бы весьма неплохо, если бы руководитель администрации вашей компании буквально сидел рядом с вами с утра до ночи, имел доступ к вашей электронной почте, деловым контактам, мог сам организовывать встречи, собрания и т. д. Так он будет видеть, какие решения вы принимаете и какая информация ложится в их основу. И таким образом он быстро научится думать как вы и будто станет вашим «продолжением» как руководителя компании (волшебно, не правда ли?).

После нескольких недель наблюдения за вами CoS будет понимать вас с полуслова, подхватывать задачи и распределять их по сотрудникам. За несколько месяцев он/она научится выполнять те функции, на которые у вас обычно нет желания и сил.

Фил Левин из компании Golden Gate Recruits имеет превосходный опыт найма на должность CoS, поскольку он — выходец из x-Bain, и у него множество контактов по всему миру.

Еще один эффективный инструмент рекрутинга (найма) — это то, как вы и ваша компания представлены в социальных сетях. Роль CoS (Chief of Staff), главным образом, связана с энергетикой и проявлением энтузиазма, а не с наличием каких-либо специфических навыков. Этот человек фактически зарабатывает на том, что готов выполнить работу и даже, условно говоря, «постирать вашу одежду» в обмен на возможность наблюдать за тем, что вы делаете на работе на ежедневной основе. Для этого такой сотрудник должен быть «большим фанатом» как вас, так и вашей компании. И если так, то, скорее всего, он уже подписан на ваши странички в социальных сетях.

Большинству людей постарше не особо нравится должность руководителя штата, так как они воспринимают ее как роль «помощника». И это действительно так в большинстве компаний. Поэтому при приеме CoS на работу вам следует развеять сомнения кандидата, показав ему, что он получит полный доступ ко всей информации, которой вы располагаете. И это самый лучший из всех существующих способов обучения.

«Не будут ли меня воспринимать как идиота, который придает этой должности слишком большое значение, предпочитая не общаться с сотрудниками напрямую?»

Ответ: Да, будут. Ваш руководитель администрации может составлять проекты писем от вашего имени. Но не позволяйте ему стать своего рода посредником (например, перехватывать электронные письма и отвечать самому). Общайтесь с людьми напрямую, особенно когда вам нужно сказать «нет» или отдать прямой приказ.
Вы будете выглядеть идиотом, если вы позволите работникам разговаривать с вашим CoS перед тем, как они поговорят непосредственно с вами. Никогда не делайте этого.

«Я ищу идеального сотрудника, но не могу его найти».
Ответ: Здесь не нужно стремиться к совершенству. Найдите не идеального, но хорошего CoS, который сможет стать вашим надежным помощником, в какой-то степени вашей «тенью». И не требуете от него идеальной работы в первый же день. Поверьте, нужно наблюдать за вами в течение как минимум 30 дней, прежде чем понять, как вы подходите к делу и принятию решений. Но не тяните. Начните этот 30-дневный период как можно скорее.

Помните также, что роль руководителя штата не будет привлекательной для многих хороших кандидатов. Это связано с тем, что существует два типа руководителей администрации (Chief of Staff).

• Первый тип — своего рода прославленный «мальчик на побегушках». У такого сотрудника нет доступа к электронной почте директора компании, и он не сопровождает руководителя на всех встречах и мероприятиях. Вместо этого, начиная с первого дня, такой CoS выполняет проекты, не относящиеся к компетенции ни одного из отделов. И хотя такие проекты могут иметь решающее значение для успеха компании в целом, для этой должности, как правило, отсутствуют перспективы карьерного роста. В этом случае нет четкого перехода к управлению командой сотрудников или целым отделом. Поэтому такая должность отталкивает сильных кандидатов — они воспринимают это как карьерный тупик.
• Второй тип. Тут руководитель администрации уже имеет полный доступ к информации, которой располагает директор компании. Он просматривает электронную почту и поначалу сопровождает директора на всех встречах и совещаниях. В данном случае CoS видит всю информацию, которой располагает генеральный директор, поэтому может быстро понять, какие функции выполняет каждый сотрудник организации. И это самый лучший и самый интенсивный способ обучения для человека на такой должности (фактически, это метод погружения). Да, директор компании будет хотеть, чтобы руководитель штата взял на себя как можно больше задач. Сначала это будут простые административные поручения, но и их довольно много. CoS такого типа сможет нанимать вспомогательный персонал для выполнения всех поставленных задач по мере необходимости, а сам с течением времени переключаться на более важные процессы. В дальнейшем человек с этой должности сможет легко перейти, например, к управлению отделом или исполнительной группой.

Поэтому я хочу сказать, что не существует лучшей должности для обучения и карьерного роста, чем CoS. Это самый быстрый путь к должности начальника отдела или даже президента компании. Да, руководитель администрации поначалу выполняет много мелкой административной работы. Но перспективы роста здесь просто огромные.

Вот довольно интересный взгляд на роль руководителя администрации от человека, который когда-то занимал эту должность. Если вы хотите, чтобы ваш CoS занимался управлением персоналом компании вместо вас, выберите более опытного человека (например, со стажем около 10−15 лет). Он станет для вас своего рода стратегическим партнером и поможет сформулировать четкое видение любого проекта и цели компании.

Мэтт делится тем, как он наконец-то  получил первый негативный отзыв о найме руководителя штата работников. CoS начал проводить встречи в формате тет-а-тет со всеми сотрудниками исполнительной команды, которые делились своими не самыми позитивными мыслями об основателе и директоре компании. CoS, однако, предпочитал избегать конфликты и не передавал все сказанное директору и не просил работников говорить непосредственно с ним. А те, в свою очередь, думали, что их слова переданы, а впоследствии еще больше разочаровывались, когда не видели никаких действий со стороны руководства.

Услышав эту историю, Мэтт сказал основателю компании: «Это звучит ужасно. Значит, найм CoS стал большой ошибкой?». Ответ был таков: «Вовсе нет. Он проделал огромную работу, помог мне провести большое количество совещаний, следил за тем, чтобы все работники были к ним готовы, хорошо контролировал выполнение определенных задач. Это того стоило».

Когда вы наймете CoS впервые, вы, вероятно, почувствуете значительное облегчение в работе, потому что этот человек начнет брать на себя многие ваши задачи (обычно такой результат виден после первых двух месяцев его деятельности). Далее будет становиться еще проще, поскольку руководитель штата полностью освоится (3−6 месяцев) и начнет браться за все более и более масштабные задачи. Также он начнет потихоньку управлять отделом (или даже двумя), где наблюдаются те или иные серьезные проблемы. Скорее всего, CoS отлично справится с этой ролью. И именно поэтому внезапно может появиться новая, большая проблема… Он перестанет быть вашей «тенью» и избавлять вас от мелких (но важных) задач. И ваша жизнь снова станет хуже…

Однако тут есть очень простое решение. Как только вы поймете, что должность CoS — очень ценная и необходимая (а большинство руководителей компаний понимают это примерно через 2−3 месяца), вам стоит попросить вашего CoS нанять еще одного-двух работников на аналогичную должность. Эти новые люди станут «членами директорского офиса». Они также будут вашей «тенью» и освоятся в компании в течение 2−3 месяцев. И теперь каждый член вашей команды сможет:

• постоянно наблюдать за вашей работой и брать на себя множество административных задач.
• изучать и решать проблемные вопросы, возникающие при взаимодействии отделов, а также брать на себя управление «неблагополучными» отделами.

При этом ваши CoS смогут хорошо делать либо первое, либо второе, но не все вместе. Если, допустим, ваш первый руководитель администрации захочет возглавить какой-либо отдел, разрешите ему это, но не раньше, чем появится еще один «член директорского офиса», который сможет полностью заменить его в качестве вашего помощника.

Когда вы так сделаете, ваш первый CoS, вероятно, испытает определенный страх, связанный с тем, что он больше не будет работать в тесном контакте с вами, и что доверие, в конечном счете, будет подорвано. Но это всего то, что говорит ему лишь страх. Если между вами были когда-то установлены доверительные отношения, то они продлятся очень долго.

Если у вас есть свой «директорский офис», необходимо следить за тем, чтобы ваш руководитель штата регулярно нанимал новых работников, которые будут подчиняться непосредственно ему и быть в контакте с вами. Это ваша подмога! Поэтому стоит обязательно иметь в компании как минимум 1−2 таких сотрудников.