Лучшие практики работы с советом директоров

Лучшее заседание совета директоров — это то, которое дает членам совета достаточно информации, чтобы они могли быть полезными для вас.

Будьте прозрачны. Будьте уязвимы. Если вы это сделаете, совет вознаградит вас богатой и ценной обратной связью.

Вот лучшие практики Мэтта Мочари для проведения заседаний совета директоров:

5 минут

Некоторые руководители компаний сейчас начинают включать короткие видеоролики Loom (менее 5 минут), в которых рассказываются все наиболее важные идеи, содержащиеся в записке.
Членам совета директоров это нравится, поскольку они могут смотреть их со скоростью 1,5x.

Мэтт предпочитает делать записки, так как их легче читать

Формат: пояснительная записка или презентация. + короткое видео

Доведите информацию о заседании совета директоров до сведения всех членов совета в письменном виде как минимум за 3 дня (но лучше за 7 дней) до начала заседания.

— Спросите членов совета директоров:
    - Как это заседание совета директоров могло бы быть более эффективным?
    - Как я (как генеральный директор) мог бы быть более эффективным?

— Конкретные просьбы к членам совета директоров о специфичных действиях
    - Большинство членов совета директоров имеют сильные связи. Воспользуйтесь этим, попросив о теплых знакомствах с потенциальными клиентами, партнерами и т. д.

— Один или два стратегических вопроса или проблемы, которые сейчас в приоритете (может быть из приведенного выше обновления)
    - Тщательно прописанная проблема выбора
    - Наше предлагаемое решение

— Большинство членов совета директоров имеют гораздо большее представление, чем вы, о том, с чем сталкивались другие компании при решении перспективных стратегических вопросов в других компаниях, например:
    - Стоит ли нам расширяться в Европу?
    - Запустить ли нам смежный продукт?
      - Проводили ли другие компании увольнения и каков их опыт?

— Напротив, у вас гораздо больше контекста, чем у членов совета директоров, в отношении внутренних операционных вопросов. Например:
      - Наш CMO испытывает трудности, что нам делать?

— Придерживайтесь вопросов, в которых ваш совет директоров имеет больше информации, чем вы.

— KPI
    - Сводные финансовые показатели
    - Дорожная карта продуктов
    - Дорожная карта найма
    - Пайплайны воронки продаж

— Чего мы достигли в прошлом квартале (OKR)

— Для каждого KPIs и OKRs
    - Зеленая, желтая, красная метка (по плану, не по плану, далеко не по плану)
    - Всё, что в порядке
    - Всё, что не очень в порядке
    -- И что мы собираемся сделать, чтобы исправить это

— Чего мы собираемся достичь в следующем квартале (OKR)

— Попросите членов совета задать вопросы, чтобы вы могли написать ответы на них в пакете документов совета директоров как минимум за два дня до заседания.

В течение следующих 48 часов вы или ваша внутренняя команда собираете ответы на все вопросы членов совета директоров

Проведите встречу или созвон с членами совета директоров один на один непосредственно перед заседанием, чтобы убедиться, что они приняли информацию

Выясните их вопросы и проблемы, чтобы они пришли на заседание совета директоров, уже чувствуя, что их услышали (это очень важно для создания доверия)

7. Убедитесь и подтвердите, что каждый член совета директоров готов выполнить требуемые действия

6. Разберите второй вопрос

8. Заседание за закрытыми дверями

5. Разберите один стратегический вопрос или проблему

4. Пригласите к участию команду руководителей. Это позволит членам совета директоров и руководителям узнать друг друга и почувствовать себя комфортно

3. Ответьте на вопросы, полученные по пакету документов совета директоров.

Соберите письменную обратную связь, если она еще не была собраны в ответ на пакет документов совета директоров.

Разрешите наблюдателям и юристам совета директоров писать, но не выступать, если вы специально не попросите их высказаться.

Позвольте руководителям принять участие в обсуждении стратегических вопросов (см. ниже).

Если присутствует более 6 человек в общем, то такая практика становится слишком долгой. В этом случае я ограничиваю обмен мнениями только членами совета директоров, но не наблюдателями, юристами или руководителями.
А если членов совета больше 6, то я пропускаю этот пункт.

Попросите всех не членов совета директоров покинуть комнату, оставив только членов совета директоров и юриста.

Попросите каждого члена совета директоров высказать свою точку зрения. Предоставьте равное время для выступления.

Каждый руководитель уже внес свой вклад в документы для совета директоров. Вы можете предложить каждому из них 2−3 минуты на устное изложение информации о своем отделе.

Каждый член совета делится одной забавной вещью (за 30 секунд или меньше), которую он пережил с момента последнего заседания совета.

2. Мэтт любит начинать с короткого упражнения, чтобы настроить всех на позитивный лад и помочь нам лучше узнать друг друга как людей.

1. Попросите всех присутствовать на заседании.

Церемония закрытия: чтобы напомнить друг другу, что мы в одной команде

Для этого Мэтту нравится, когда каждый член совета директоров благодарит одного человека в комнате за то, что он сделал. После того, как человек поблагодарил, его нельзя благодарить снова (чтобы каждый получил благодарность за что-то).
Генеральный директор благодарит в последнюю очередь, поскольку ему есть за что поблагодарить каждого.

Часто полезно создать неформальное место общения для членов совета директоров и команды руководителей. Обычно это обед до или после заседания.

Наблюдатели совета директоров и юристы обычно не приглашаются на это собрание.