Быть вовремя и быть готовым

Крайне важно вовремя приходить на встречу, о который вы договорились с другими людьми. По меньшей мере, как только вы понимаете, что можете опоздать, следует сообщить об этом другим участникам мероприятия. Такое действие, казалось бы, просто «правило хорошего тона», но тем не менее, оно имеет большее значение.

Помните, что вас ожидают люди, с которыми вы договорились и которые также планировали начать встречу в определенное время. И чтобы прийти вовремя, эти люди изменили свой график, внесли коррективы в работу и т. д. Если вы опоздаете, то они не смогут начать встречу, но и уйти также не смогут, потому что не знают, появитесь вы с минуты на минуту или нет.

Каждая минута их отсутствия на работе — это минута их деятельности, активности, качества. А вы, в случае опоздания, буквально воруете у них ценное время. Это не только является признаком неуважения. Это контрпродуктивно! А если ожидающий вас человек — это потенциальный клиент или инвестор, то ему ваше поведение может не понравиться, и он не захочет далее иметь дело не только с вами, но и, вполне вероятно, со всей вашей компанией.

Да, он может сообщить о том, что ждет вас. Но это не лучший сценарий. Человек промолчит во время встречи, но обида, пусть даже легкая, останется. Если вы тратите чье-то время впустую, то это в любом случае проигрышный вариант.

Однако в жизни бывает всякое. Встречи задерживаются, например, по причине пробок на дорогах. Порой даже при тщательном планировании невозможно прибывать вовремя на каждое назначенное мероприятие… Хорошая новость состоит в том, что это и не требуется.

Единственная вещь, которая имеет важнейшее значение, такая: вам просто нужно сообщить другим участникам встречи о том, что вы задерживаетесь или можете задержаться. Как только вы понимаете, что есть вероятность вашего опоздания, сразу же проинформируйте об этом других участников встречи (естественно, до ее начала), любым доступным способом.

Самый лучший вариант — сообщить другим людям о задержке, прежде чем они оторвутся от своих текущих дел, чтобы выдвинуться на встречу с вами.

Еще один важнейший момент, помимо того, чтобы быть в установленное время… Вы должны «быть готовы». Под «готовностью» я понимаю вашу собранность, вовлеченность и сосредоточенность на теме предстоящей встречи. Изучите повестку дня (адженду), тему, информацию об участниках мероприятия.

Поэтому я рекомендую вам приезжать на встречу, которая проходит вне стен вашего офиса, за пятнадцать минут до ее планируемого начала. Если же событие проходит в офисе вашей компании, то следует отложить все дела и приостановить работу над текущими проектами хотя бы за пять минут до назначенного времени.

Чтобы упростить задачу, я рекомендую планировать встречи по 25 или 50 минут (в Календаре Google даже есть специальная настройка для этого). Такой подход «подарит» вам 5 минут на каждые полчаса и 10 минут на каждый час. У вас будет время, чтобы собраться и "подготовиться".

Во время встреч мне приходится наблюдать то, что руководители компаний довольно часто проверяют сообщения в своих телефонах. Это большая ошибка. Вы не должны отвлекаться, «отключаться» от мероприятия ни на одну секунду. Такое поведение — это неуважение к собеседникам.

Более того, оно идет вразрез с целью самой встречи: решить вопросы с присутствующими участниками. Вы будто показываете, что содержание мероприятия не представляет для вас интереса. Помимо прочего, вы подаете «дурной пример», который порождает негативную привычку у сотрудников всей вашей компании. А избавиться от нее довольно трудно, если вообще возможно.

Поэтому во время проведения любой встречи и собрания следует оставлять телефон в кармане или положить его на стол лицевой стороной вниз. Оставайтесь верными принципам пустого инбокса. Это поможет вам сфокусироваться на проведении встреч, совещаний и мероприятий и проявить себя «во всей красе».

Да… Бывают непродуктивные мероприятия. Но в ваших силах это изменить!

2 минуты