Блог
2023-05-30 19:26

Матрица Эйзенхауэра: как правильно расставлять приоритеты и всё успевать

Был в#nbsp;моём детстве один мультфильм про маму-обезьяну и#nbsp;её#nbsp;непослушных деток. Для#nbsp;читателей помоложе, коротко перескажу суть. Там в#nbsp;разных локациях и#nbsp;ситуация многодетной маме-обезьянке приходится в#nbsp;одиночку управляться со#nbsp;своими неугомонными и#nbsp;гиперактивными малышами. Только она снимет одного с#nbsp;шеи жирафа, как двое других уже бегут к#nbsp;вольеру с#nbsp;крокодилами. И#nbsp;так без конца#nbsp;— то#nbsp;один шкодит, то#nbsp;другой.

У#nbsp;меня часто всплывает в#nbsp;голове эта картинка во#nbsp;время авралов, когда я#nbsp;не#nbsp;понимаю, за#nbsp;какие дела хвататься. Столько разных задач на#nbsp;день, неделю, месяц#nbsp;— непонятно, как всё успевать и#nbsp;за#nbsp;что браться в#nbsp;первую очередь.

Тот мультфильм назывался «Осторожно, обезьянки!», а#nbsp;моя жизнь похожа на#nbsp;хоррор «Осторожно, дедлайны!». Но#nbsp;я#nbsp;нашёл способ, как расставить всё по#nbsp;своим местам#nbsp;— мне помогает матрица Эйзенхауэра. О#nbsp;ней и#nbsp;пойдёт речь в#nbsp;этой статье.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра#nbsp;— это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставлять приоритеты. Если у#nbsp;вас накопилось много дел, а#nbsp;тем более если такое происходит ежедневно, матрица даст понять, чему уделить внимание в#nbsp;первую очередь, а#nbsp;что можно на#nbsp;время отложить.
Вам нужна матрица Эйзенхауэра, если:
  • за#nbsp;день вы#nbsp;переделываете кучу дел, а#nbsp;к#nbsp;вечеру кажется, что толком ничего не#nbsp;сделано;
  • вы#nbsp;выполнили уже 100 задач, но#nbsp;у#nbsp;вас на#nbsp;почте по-прежнему висят непрочитанные сообщения с#nbsp;пометкой «срочно»;
  • вы#nbsp;работаете не#nbsp;покладая рук и#nbsp;достойно зарабатываете, но#nbsp;у#nbsp;вас нет времени забрать пальто из#nbsp;химчистки и#nbsp;дойти до#nbsp;ближайшего пункта выдачи заказов.
Матрицу можно использовать как для#nbsp;ежедневных задач, так и#nbsp;на#nbsp;долгосрочную перспективу. Например, если вы#nbsp;планируете свадьбу или большую поездку и#nbsp;вам предстоит много чего сделать за#nbsp;ограниченный срок. В#nbsp;таких делах матрица Эйзенхауэра тоже поможет расставить приоритеты так, чтобы и#nbsp;главное не#nbsp;упустить, и#nbsp;в#nbsp;мелочах не#nbsp;закопаться.
Откуда пошло название

Был в США такой президент — Дуайт Эйзенхауэр. Он говорил: «У меня есть два типа задач: срочные и важные. Не все срочные — важны, а не все важные — срочные».

Этот принцип и лежит в основе матрицы, которая получила имя президента Эйзенхауэра, а популярной она стала после выхода книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови

Как применять матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделённый на#nbsp;4 равных квадрата, куда вы#nbsp;нужно вписать свои задачи в#nbsp;зависимости от#nbsp;приоритета:
  • квадрат 1#nbsp;— важные и#nbsp;срочные дела;
  • квадрат 2#nbsp;— важные, но#nbsp;не#nbsp;срочные;
  • квадрат 3#nbsp;— не#nbsp;важные, но#nbsp;срочные;
  • квадрат 4#nbsp;— не#nbsp;важные и#nbsp;не#nbsp;срочные дела.
Давайте на#nbsp;каждом квадрате остановимся поподробнее.

Квадрат 1. Важно и срочно

В#nbsp;первом квадрате можно размещать те#nbsp;задачи, которые нужно сделать немедленно, например:
  1. Если вы#nbsp;работаете дома на#nbsp;удалёнке, но#nbsp;вам отключили интернет, срочной и#nbsp;важной задачей для#nbsp;вас будет разобраться с#nbsp;провайдером или найти рабочее место с#nbsp;надёжным вайфаем. Иначе вы#nbsp;просто не#nbsp;сможете работать.
  2. Если вам нужно передать клиенту подписанный договор, но#nbsp;ваш начальник будет в#nbsp;офисе только до#nbsp;10 утра, то#nbsp;придя на#nbsp;работу вам первым делом нужно успеть завизировать эти документы, пока начальник на#nbsp;месте.
Чаще всего в#nbsp;этот квадрат попадают форс-мажорные задачи, но#nbsp;их#nbsp;должно быть немного. В#nbsp;идеале, когда вы#nbsp;научитесь расставлять приоритеты, этот квадрат вообще будет пустовать, так как большинство важных дел перекочуют в#nbsp;следующий квадрат.
Если вы менеджер и у вас много задач в квадрате 1 «Важно и срочно», то приходите ко мне на коучинг для менеджеров проектов — погружусь в вашу ситуацию и помогу вам разобраться в ситуации, что делать, чтобы не перегружать себя срочной работой

Квадрат 2. Важно, но не срочно

Сюда попадают те#nbsp;самые значимые дела, которые вы#nbsp;можете выполнять размеренно и#nbsp;постепенно, чтобы была возможность подумать, проконсультироваться и#nbsp;выбрать правильное время. Впишите в#nbsp;этот квадрат такие задачи и#nbsp;припишите срок, когда вам будет удобно ими заняться.
Это совсем необязательно должны быть рабочие дела. Помните, матрица Эйзенхауэра#nbsp;— это в#nbsp;первую очередь не#nbsp;про планирование, а#nbsp;про приоритеты. Так что тут могут располагаться вещи, которые заставляют вас расти, повышать компетенцию и#nbsp;чувствовать себя всемогущим.
Это могут быть:
  1. Книга по#nbsp;личной эффективности#nbsp;— прочитайте того#nbsp;же Стивена Кови, например;
  2. Курс по#nbsp;Excel для#nbsp;продвинутых;
  3. Пятничный созвон с#nbsp;руководителями отделов;
  4. Фитнес или игра в#nbsp;гольф, которую, кстати, очень любил тот самый Эйзенхауэр.
Если в#nbsp;вашей матрице большинство задач находится в#nbsp;этом квадрате, значит вы#nbsp;всё делаете правильно.
Квадрат 2 — самый оптимальный для работы. На нём строится почти все принципы Agile — почитайте это в моём простом и понятном гиде по Agile-методологии.

Квадрат 3. Не важно, но срочно

Как уже понятно, в#nbsp;третьем квадрате располагаются срочные, но#nbsp;не#nbsp;важные дела. Что#nbsp;же это может быть? Да#nbsp;любая рутина, которая нас окружает и#nbsp;без которой невозможна жизнь.
  1. В#nbsp;офисе это может быть проверка или сортировка по#nbsp;папкам документов, рассылка поздравлений перед праздниками или планирование встреч на#nbsp;завтра.
  2. Дома, на#nbsp;фрилансе, это наши любимые бытовые хлопоты: походы в#nbsp;магазины и#nbsp;на#nbsp;почту, бронирование билетов и#nbsp;всякое такое.
Чтобы не#nbsp;погрязнуть в#nbsp;этом квадрате, делегируйте часть задач. Секретарю, домочадцам, курьерским службам. Старайтесь по#nbsp;максимуму разгрузить себя от#nbsp;дел из#nbsp;этого квадрата и#nbsp;тогда сэкономите энергию на#nbsp;дела поважнее.

Квадрат 4. Не важно и не срочно

Сюда входят сериалы, соцсети, интернет-магазины, игры#nbsp;— всё, что доставляет нам удовольствие, но#nbsp;не#nbsp;приносит пользы. Эти вещи можно отложить на#nbsp;любой срок, а#nbsp;от#nbsp;некоторых и#nbsp;вовсе отказаться, и#nbsp;качество жизни от#nbsp;этого не#nbsp;пострадает.
Конечно, вы#nbsp;не#nbsp;должны полностью ограничивать себя от#nbsp;приятных мелочей, но#nbsp;задумайтесь: будут#nbsp;ли они когда-нибудь в#nbsp;списке ваших приоритетов выше, чем задачи из#nbsp;первых трёх квадратов.
Общая рекомендация по#nbsp;задачам из#nbsp;этой категории#nbsp;— сделайте их#nbsp;позже, уделите небольшой отрезок времени или не#nbsp;делайте совсем.

Как и где вести матрицу Эйзенхауэра

Матрицей Эйзенхауэра можно пользоваться хоть каждый день. В#nbsp;этом случае будет удобно, когда она всегда под рукой. Сейчас расскажу, как и#nbsp;где можно вести такую табличку приоритетов.
  • от#nbsp;руки#nbsp;— матрицу Эйзенхауэра можно вести по#nbsp;старинке в#nbsp;блокноте или на#nbsp;магнитной доске;
  • в#nbsp;сервисах управления задач#nbsp;— речь о#nbsp;Notion, Trello, Jira и#nbsp;др. В#nbsp;них вместо квадратов можно создавать доски из#nbsp;четырёх колонок#nbsp;— в#nbsp;интернете даже есть готовые шаблоны под матрицу;
  • в#nbsp;Todoist#nbsp;— можно вести список дел и#nbsp;маркировать их#nbsp;по#nbsp;уровням важности;
  • в#nbsp;заметках Evernote#nbsp;— в#nbsp;приложение уже вшит шаблон матрицы Эйзенхауэра#nbsp;— очень удобно и#nbsp;всегда под рукой.
Практически любой инструмент, даже самые обычные заметки в#nbsp;телефоне, можно приспособить под матрицу Эйзенхауэра и#nbsp;расставить дела по#nbsp;приоритету и#nbsp;срочности.
Помимо этого можно добавить ещё один инструмент — теорию мотивации Портера-Лоулера, чтобы понять, что делать со своими любимыми сотрудниками.

Заключение: 5 советов от Ивана Буявца

Напоследок я#nbsp;бы#nbsp;хотел дать несколько советов по#nbsp;работе с#nbsp;матрицей Эйзенхауэра.
Первое и#nbsp;самое главное. Расставляйте приоритеты, важные для#nbsp;вас, а#nbsp;не#nbsp;для других. Цель матрицы#nbsp;— помочь отфильтровать второстепенные дела и#nbsp;сконцентрироваться на#nbsp;том, что имеет значение именно для#nbsp;вас.
Второе. Не#nbsp;переусердствуйте с#nbsp;задачами#nbsp;— пусть в#nbsp;каждом квадрате их#nbsp;будет не#nbsp;больше 7−8, а#nbsp;то#nbsp;велик риск закопаться. И, надеюсь, что в#nbsp;первом квадрате «Срочно и#nbsp;важно» у#nbsp;вас будет не#nbsp;больше 1−2 задачи, а#nbsp;со#nbsp;временем в#nbsp;идеале#nbsp;— ноль.
Третье. Есть мнение, что личные и#nbsp;рабочие задачи лучше разносить по#nbsp;разным матрицам, но#nbsp;тут решайте сами. У#nbsp;меня они всё#nbsp;же чаще пересекаются, потому что одно с#nbsp;другим тесно связано, особенно когда ты#nbsp;фрилансер.
Четвёртое. Будьте готовы к#nbsp;тому, что иногда задачи могут мигрировать из#nbsp;одного квадрата в#nbsp;другой#nbsp;— просто потому что изменились обстоятельства. Если поход к#nbsp;стоматологу у#nbsp;вас стоял во#nbsp;втором квадрате, но#nbsp;за#nbsp;ночь зуб адски разболелся, а#nbsp;щека распухла, приоритетность этой задачи резко вырастет и#nbsp;вы с#nbsp;утра первым#nbsp;же делом побежите к#nbsp;врачу. Из «Важно и#nbsp;не#nbsp;срочно» задача превратится в#nbsp;«Важно и#nbsp;срочно».
Или, например, стирка стоит у#nbsp;вас в#nbsp;третьем квадрате не#nbsp;очень важных, но#nbsp;довольно срочных дел. Но#nbsp;потом вы#nbsp;вспоминаете, что в#nbsp;корзине лежит ваша «счастливая» рубашка, а#nbsp;вам завтра на#nbsp;собеседование#nbsp;— задача сразу становится не#nbsp;только срочной, но#nbsp;и#nbsp;важной. С#nbsp;такими вещами не#nbsp;шутят!
Пятое. Когда заполните все квадраты, обязательно проанализируйте, что получилось#nbsp;— если в#nbsp;первом много задач, значит надо понять причину и#nbsp;поработать над приоритетами. Если много задач в#nbsp;третьем квадрате и#nbsp;вы#nbsp;их с#nbsp;удовольствием выполняете#nbsp;— подумайте, может, это прокрастинация и#nbsp;так вы#nbsp;отвлекаете себя от#nbsp;достижения главной цели?
Вот и#nbsp;все советы#nbsp;— теперь вы#nbsp;знаете, как вести матрицу Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты, облегчить себе жизнь и#nbsp;в#nbsp;целом достигать хороших результатов. Если вы, как и я, мучились от#nbsp;бесконечного потока дел, то#nbsp;матрица Эйзенхауэра вас точно выручит.
Другие полезности, бесплатные советы и крутые гайды раздаю в соцсетях. В запретграме ищите меня по нику @roiexpert, а в телеграм-канал переходите по ссылке @checkroi

По вопросам коучинга, приобретения продуктов и сотрудничества пишите мне напрямую в телеграм
Подкаст «Больше чем результат»