Был в моём детстве один мультфильм про маму-обезьяну и её непослушных деток. Для читателей помоложе, коротко перескажу суть. Там в разных локациях и ситуация многодетной маме-обезьянке приходится в одиночку управляться со своими неугомонными и гиперактивными малышами. Только она снимет одного с шеи жирафа, как двое других уже бегут к вольеру с крокодилами. И так без конца — то один шкодит, то другой.
У меня часто всплывает в голове эта картинка во время авралов, когда я не понимаю, за какие дела хвататься. Столько разных задач на день, неделю, месяц — непонятно, как всё успевать и за что браться в первую очередь.
Тот мультфильм назывался «Осторожно, обезьянки!», а моя жизнь похожа на хоррор «Осторожно, дедлайны!». Но я нашёл способ, как расставить всё по своим местам — мне помогает матрица Эйзенхауэра. О ней и пойдёт речь в этой статье.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставлять приоритеты. Если у вас накопилось много дел, а тем более если такое происходит ежедневно, матрица даст понять, чему уделить внимание в первую очередь, а что можно на время отложить.
Вам нужна матрица Эйзенхауэра, если:
- за день вы переделываете кучу дел, а к вечеру кажется, что толком ничего не сделано;
- вы выполнили уже 100 задач, но у вас на почте по-прежнему висят непрочитанные сообщения с пометкой «срочно»;
- вы работаете не покладая рук и достойно зарабатываете, но у вас нет времени забрать пальто из химчистки и дойти до ближайшего пункта выдачи заказов.
Матрицу можно использовать как для ежедневных задач, так и на долгосрочную перспективу. Например, если вы планируете свадьбу или большую поездку и вам предстоит много чего сделать за ограниченный срок. В таких делах матрица Эйзенхауэра тоже поможет расставить приоритеты так, чтобы и главное не упустить, и в мелочах не закопаться.
Откуда пошло название
Был в США такой президент — Дуайт Эйзенхауэр. Он говорил: «У меня есть два типа задач: срочные и важные. Не все срочные — важны, а не все важные — срочные».
Этот принцип и лежит в основе матрицы, которая получила имя президента Эйзенхауэра, а популярной она стала после выхода книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови
Как применять матрицу Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделённый на 4 равных квадрата, куда вы нужно вписать свои задачи в зависимости от приоритета:
- квадрат 1 — важные и срочные дела;
- квадрат 2 — важные, но не срочные;
- квадрат 3 — не важные, но срочные;
- квадрат 4 — не важные и не срочные дела.
Давайте на каждом квадрате остановимся поподробнее.
Квадрат 1. Важно и срочно
В первом квадрате можно размещать те задачи, которые нужно сделать немедленно, например:
- Если вы работаете дома на удалёнке, но вам отключили интернет, срочной и важной задачей для вас будет разобраться с провайдером или найти рабочее место с надёжным вайфаем. Иначе вы просто не сможете работать.
- Если вам нужно передать клиенту подписанный договор, но ваш начальник будет в офисе только до 10 утра, то придя на работу вам первым делом нужно успеть завизировать эти документы, пока начальник на месте.
Чаще всего в этот квадрат попадают форс-мажорные задачи, но их должно быть немного. В идеале, когда вы научитесь расставлять приоритеты, этот квадрат вообще будет пустовать, так как большинство важных дел перекочуют в следующий квадрат.
Если вы менеджер и у вас много задач в квадрате 1 «Важно и срочно», то приходите ко мне на коучинг для менеджеров проектов — погружусь в вашу ситуацию и помогу вам разобраться в ситуации, что делать, чтобы не перегружать себя срочной работой
Квадрат 2. Важно, но не срочно
Сюда попадают те самые значимые дела, которые вы можете выполнять размеренно и постепенно, чтобы была возможность подумать, проконсультироваться и выбрать правильное время. Впишите в этот квадрат такие задачи и припишите срок, когда вам будет удобно ими заняться.
Это совсем необязательно должны быть рабочие дела. Помните, матрица Эйзенхауэра — это в первую очередь не про планирование, а про приоритеты. Так что тут могут располагаться вещи, которые заставляют вас расти, повышать компетенцию и чувствовать себя всемогущим.
Это могут быть:
- Книга по личной эффективности — прочитайте того же Стивена Кови, например;
- Курс по Excel для продвинутых;
- Пятничный созвон с руководителями отделов;
- Фитнес или игра в гольф, которую, кстати, очень любил тот самый Эйзенхауэр.
Если в вашей матрице большинство задач находится в этом квадрате, значит вы всё делаете правильно.
Квадрат 2 — самый оптимальный для работы. На нём строится почти все принципы Agile — почитайте это в моём простом и понятном гиде по Agile-методологии.
Квадрат 3. Не важно, но срочно
Как уже понятно, в третьем квадрате располагаются срочные, но не важные дела. Что же это может быть? Да любая рутина, которая нас окружает и без которой невозможна жизнь.
- В офисе это может быть проверка или сортировка по папкам документов, рассылка поздравлений перед праздниками или планирование встреч на завтра.
- Дома, на фрилансе, это наши любимые бытовые хлопоты: походы в магазины и на почту, бронирование билетов и всякое такое.
Чтобы не погрязнуть в этом квадрате, делегируйте часть задач. Секретарю, домочадцам, курьерским службам. Старайтесь по максимуму разгрузить себя от дел из этого квадрата и тогда сэкономите энергию на дела поважнее.
Квадрат 4. Не важно и не срочно
Сюда входят сериалы, соцсети, интернет-магазины, игры — всё, что доставляет нам удовольствие, но не приносит пользы. Эти вещи можно отложить на любой срок, а от некоторых и вовсе отказаться, и качество жизни от этого не пострадает.
Конечно, вы не должны полностью ограничивать себя от приятных мелочей, но задумайтесь: будут ли они когда-нибудь в списке ваших приоритетов выше, чем задачи из первых трёх квадратов.
Общая рекомендация по задачам из этой категории — сделайте их позже, уделите небольшой отрезок времени или не делайте совсем.
Как и где вести матрицу Эйзенхауэра
Матрицей Эйзенхауэра можно пользоваться хоть каждый день. В этом случае будет удобно, когда она всегда под рукой. Сейчас расскажу, как и где можно вести такую табличку приоритетов.
- от руки — матрицу Эйзенхауэра можно вести по старинке в блокноте или на магнитной доске;
- в сервисах управления задач — речь о Notion, Trello, Jira и др. В них вместо квадратов можно создавать доски из четырёх колонок — в интернете даже есть готовые шаблоны под матрицу;
- в Todoist — можно вести список дел и маркировать их по уровням важности;
- в заметках Evernote — в приложение уже вшит шаблон матрицы Эйзенхауэра — очень удобно и всегда под рукой.
Практически любой инструмент, даже самые обычные заметки в телефоне, можно приспособить под матрицу Эйзенхауэра и расставить дела по приоритету и срочности.
Помимо этого можно добавить ещё один инструмент — теорию мотивации Портера-Лоулера, чтобы понять, что делать со своими любимыми сотрудниками.
Заключение: 5 советов от Ивана Буявца
Напоследок я бы хотел дать несколько советов по работе с матрицей Эйзенхауэра.
Первое и самое главное. Расставляйте приоритеты, важные для вас, а не для других. Цель матрицы — помочь отфильтровать второстепенные дела и сконцентрироваться на том, что имеет значение именно для вас.
Второе. Не переусердствуйте с задачами — пусть в каждом квадрате их будет не больше 7−8, а то велик риск закопаться. И, надеюсь, что в первом квадрате «Срочно и важно» у вас будет не больше 1−2 задачи, а со временем в идеале — ноль.
Третье. Есть мнение, что личные и рабочие задачи лучше разносить по разным матрицам, но тут решайте сами. У меня они всё же чаще пересекаются, потому что одно с другим тесно связано, особенно когда ты фрилансер.
Четвёртое. Будьте готовы к тому, что иногда задачи могут мигрировать из одного квадрата в другой — просто потому что изменились обстоятельства. Если поход к стоматологу у вас стоял во втором квадрате, но за ночь зуб адски разболелся, а щека распухла, приоритетность этой задачи резко вырастет и вы с утра первым же делом побежите к врачу. Из «Важно и не срочно» задача превратится в «Важно и срочно».
Или, например, стирка стоит у вас в третьем квадрате не очень важных, но довольно срочных дел. Но потом вы вспоминаете, что в корзине лежит ваша «счастливая» рубашка, а вам завтра на собеседование — задача сразу становится не только срочной, но и важной. С такими вещами не шутят!
Пятое. Когда заполните все квадраты, обязательно проанализируйте, что получилось — если в первом много задач, значит надо понять причину и поработать над приоритетами. Если много задач в третьем квадрате и вы их с удовольствием выполняете — подумайте, может, это прокрастинация и так вы отвлекаете себя от достижения главной цели?
Вот и все советы — теперь вы знаете, как вести матрицу Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты, облегчить себе жизнь и в целом достигать хороших результатов. Если вы, как и я, мучились от бесконечного потока дел, то матрица Эйзенхауэра вас точно выручит.
Другие полезности, бесплатные советы и крутые гайды раздаю в соцсетях. В запретграме ищите меня по нику @roiexpert, а в телеграм-канал переходите по ссылке @checkroi
По вопросам коучинга, приобретения продуктов и сотрудничества пишите мне напрямую в телеграм